RoMEO for Norge

Nåværende revisjon fra 16. jun 2010 kl. 08:47

RoMEO for Norge er et prosjekt som tar sikte på å gjøre informasjon om norske utgivelser tilgjengelig i tjenesten Sherpa/RoMEO.

Verktøy

Hva er egenarkivering

Egenarkivering vil si at en forfatter gjør en artikkel (bokkapittel, foredrag osv.) tilgjengelig i et vitenarkiv. Dette kan skje på mange måter, men en forutsetning er at forfatteren selv gir tillatelse til at artikkelen gjøres tilgjengelig. Selve arbeidet med tilgjengeliggjøringen kan gjerne andre ta seg av.

Vitenarkiver

Vitenarkiver (institusjonelle digitale arkiver, Institutional Repositories - begrepene er mange) er databaser for tilgjengeliggjøring av vitenskapelige og faglige dokumenter. De er enten

• institusjonelle, dvs. at de benyttes til å gjøre produksjonen fra en bestemt (eller flere bestemte) institusjoner tilgjengelig, eller de er
• fagspesifikke, dvs. at de driftes av en eller flere institusjoner men benyttes til å tilgjengeliggjøre dokumenter fra et spesifikt fagområde fra en ubestemt krets av institusjoner.

Alle dagens norske vitenarkiver er institusjonelle. Se vår oversikt over de norske arkivene.

Det mest kjente fagspesifikke arkivet er arXiv, hvor det aller meste som skrives innen f.eks. fysikk blir gjort tilgjengelig.

Innholdet i vitenarkivene er fritt og gratis tilgjengelig på internett for alle lesere som har internettilgang. Hvilken videre bruk av innholdet som er tillatt varierer sterkt fra arkiv til arkiv, og mellom ulike dokumenter, avhengig av hvilke krav og tillatelser de som har opphavsrett og copyright har satt.

Ulike versjoner

Et dokument kan gjøres tilgjengelig i ulike versjoner. Disse versjonene går under ulike benevnelser, som igjen kan oppfattes forskjellig innenfor ulike fag og deres publiseringstradisjoner. Nedenfor forsøker vi å beskrive de aktuelle versjonene.

De versjonene som er aktuelle i vitenarkivene, er:

Pre-print (opprinnelig manus)

Dette er den utgaven som først blir innsendt til tidsskriftet, og hvor forlaget ikke har bidratt med noe til innhold eller form. Mange tidsskrift tillater egenarkivering av denne versjonen.

Post-print (siste utgave fra forfatterens hånd)

Også betegnet "Final draft post-refereeing" og "Forfatters siste manus etter fagfellevurdering" eller tilsvarende betegnelser. Dette er den siste utgaven forfatteren sender til forlaget, hvor det opprinnelige manuset er bearbeidet på bakgrunn av innspill og kommentarer fra fagfellevurderere og redaktører. I intellektuelt innhold og tekst skal denne være svært lik den publiserte utgaven. Mange tidsskrifter tillater egenarkivering av denne utgaven.

Publisert utgave (forleggers PDF)

Dette er post-printen, bearbeidet av forlaget mht. layout og design (og inkorporert i en standard layout for tidsskriftet), korrekturlest, med tabeller og bilder plassert på rett plass og med korrekt paginering. De fleste tidsskrifter/forlag tillater ikke egenarkivering av denne utgaven, men det finnes også dem som kun tillater egenarkivering av denne utgaven.

Fra institusjonenes side er det sterkt ønskelig med en generell tillatelse til å benytte denne utgaven ved tilgjengeliggjøring av doktoravhandlinger i vitenarkivet, dersom det er forleggers PDF som er benyttet i den trykte utgaven (som det jo gjerne er), det er et mål/krav at det som er i vitenarkivet skal være samme utgave som den trykte.

Bearbeidet utgave etter utgivelse

Dette er den publiserte artikkelen, bearbeidet i ettertid for å rette feil som ikke ble rettet før utgivelse eller for å innarbeide ny forskning. Ved vesentlig bearbeiding vil den nye utgaven gjerne bli et nytt verk. Sjelden aktuell for egenarkivering, og ev. egenarkivering må avklares i det enkelte tilfelle. Ikke omfattet av Sherpa/RoMEOs informasjon.

Typiske vilkår for egenarkivering

Forlag/tidsskrifter som tillater egenarkivering av en eller flere ulike utgaver av en artikkel, kan stille betingelser for å tillate egenarkiveringen. Nedenfor omtaler vi noen typiske slike betingelser.

Tidspunkt

Mange tidsskrift stiller betingelser mht. når en artikkel kan egenarkiveres. Disse betingelsene kan være forskjellige for de forskjellige utgavene av en artikkel, om man tillater egenarkivering av flere utgaver.

• Karenstid (embargo): Forlaget betinger seg en periode fra artikkelen publiseres til den kan gjøres tilgjengelig i vitenarkivet. Perioden er gjerne kortere i realfag/biofag/medisinske fag enn i jus/humaniora/samfunnsfag. Dette har med artikkelens "levetid" som leverandør av virkelig ny informasjon. Typiske karenstider er 6 mnd i realfag/biofag/medisinske fag og 12 mnd i jus/humaniora/samfunnsfag, men også lengre perioder er i bruk.
  Karenstid for bruk av forleggers PDF er gjerne lenger enn for forfatters siste manusutgave.

• Første publisering: Hvorvidt forlaget tillater at artikkelen egenarkiveres før den er offisielt publisert av forlaget. Mange tillater ikke dette, mens noen f.eks. kun tillater egenarkivering av pre-print dersom dette skjer før offisiell publisering.

Hvor

Hva slags nettsted kan artikkelen gjøres tilgjengelig på? Aktuelle varianter kan være:

• På forfatters private hjemmesider
• På forfatters hjemmesider på arbeidsgivers nettsted
• I forfatters institusjonelle arkiv
• I et relevant fagspesifikt arkiv

ev. kombinert med et krav om at nettstedet ikke kan være et kommersielt nettsted, dvs. ta seg betalt for tilgjengeliggjøringen.

Det kan også tas spesielt hensyn til bruk i f.eks. doktoravhandlinger.

Lenke

De aller fleste utgivere betinger seg at vitenarkivet lenker til den publiserte artikkelen i utgivers utgave på utgivers nettsted. Det kreves også at vitenarkivet opplyser om forlagets copyright. Noen tidsskrifter angir en bestemte frase/formulering som skal benyttes til dette.

Forholdet til krav fra forskningsfinansiører

Mange institusjoner som finansierer forskning, stiller krav - som en del av kontrakten eller som en forutsetning for den - om at publikasjoner som er et resultat av forskning de har deltatt i finansieringen av, skal gjøre tilgjengelig under Open Access.

Det normale er at de krever at post-print (final draft post-refereeing) eller forleggers PDF skal gjøres tilgjengelig i et relevant arkiv (institusjonelt eller fagspesifikt) et gitt antall måneder (oftest 6 eller 12, avh. av fagområdet) etter publisering i tidsskriftet.

Et tidsskrift/utgiver som i sin generelle policy ikke tilfredsstiller disse kravene, kan likevel velge å akseptere slik egenarkivering når det gjelder artikler som har finansiering fra finansiører som krever dette. Alternativet kan være å takke nei til artikler som har finansiering fra disse kildene.

Norges forskningsråd har en OA-policy som krever egenarkivering av post-print. Det er ikke sagt noe om tidsperspektivet.

Andre aktuelle finansiører, som har en slik policy, for norske tidsskrift/utgiver kan være

• Vetenskapsrådet i Sverige
• National Institutes of Health i USA
• EU-kommisjonen - OA-pilot som omfatter ca 20 % av forskningsmidlene i 7. rammeprogram
• European Research Council

Det kan være tjenlig å tilpasse seg de finansiørene som finansierer vesentlige andeler av de artikler som tidsskriftet publiserer.

Andre forhold

• Dersom tidsskriftet mottar utgivelsesstøtte fra Forskningsrådet, krever Forskningsrådet at tidsskriftet tillater egenarkivering.
• Det er intet i veien for at tidsskriftet/utgiver tillater egenarkivering selv om dette ikke fremgår av en ev. publiseringskontrakt. Kontrakten hindrer ikke at utgiver gir forfatter utvidete rettigheter.
• Norsk faglitterær forfatterforenings normalkontrakt for utgivelse av litterære verk i tidsskrift gir forfatteren rett til å egenarkivere (forfatters siste manusversjon).

Hensikten med prosjektet

Det har vist seg svært arbeidssomt å skulle drøfte og klarere egenarkivering av artikler enkeltvis, dette tar ressurser både ved vitenarkivene og hos utgiverne.

Sherpa/RoMEO er en internasjonal tjeneste som forsøker å bygge opp en omfattende database over hvilke tidsskrifter/utgivere som tillater hva og med hvilke betingelser. Ved at vitenarkivene kan forholde seg til dette, blir arbeidsomfanget mindre for alle parter.

Informasjonen vil også gjøres tilgjengelig for forskerne, f.eks. når de skal registrere publikasjonene sine i Frida, slik at de lettere kan ta stilling til egenarkivering.

Det er også et mål å gjøre flere (spesielt de mindre utgiverne) oppmerksom på problemstillingene og å sørge for at utgiverne tar klare standpunkter. Klare standpunkter er viktigere for prosjektet enn hva standpunktene i seg selv er, selv om prosjektet selvfølgelig ønsker OA-vennlige konklusjoner.

Prosjektet ønsker også å kunne fungere som diskusjonspartner for tidsskrifter som er usikre på hva de skal gjøre.

Om prosjektet

Prosjektet er i hovedsak finansiert av ABM-U (85 %) mens prosjektdeltakerne Universitetet i Bergen, Høgskolen i Telemark og Universitetet i Tromsø (som alle deltar som medlemmer av NORA-samarbeidet) deltar med en «egenandel» på 15 %. Prosjektet har fått midler for aktiviteter i 2010, og tar sikte på å gjennomføre det planlagte arbeidet før nyttår.

Prosjektet skal

• skaffe en oversikt over norske utgivelser som det er ønskelig å finne data om i RoMEO
• prioritere publiseringskanalene ut fra bruk blandt norske forskere
• innhente informasjon om publiseringskanalenes policyer mht. forfatternes egenarkivering og ev. bruk av utgivers pdf i vitenarkiv, herunder
  • innhente informasjon om policy for ulike versjoner av utgivelsene
  • innhente informasjon om ev. vilkår for egenarkivering
  • innhente informasjon om utgivernes forhold til krav fra ulike forskningsfinansiører
• publisere informasjonen i Sherpa/RoMEO, den internasjonale databasen som brukes for å sjekke rettigheter i forbindelse med egenarkivering - både ved egenarkiveringen og ved valg av publiseringskanal
• oppsummere erfaringene med prosessen slik at de kan komme til nytte for ev. Sherpa-partnere fra andre land, bl.a. gjøre det lettere å planlegge nye, tilsvarende prosjekter