Brukerveiledning for EndNote

NB! Programvare innenfor denne Sitelisensavtalen er bare tilgjengelig for ansatte og studenter ved Universitetet i Tromsø.

Dette er en veiledning for referanseprogrammet EndNote, som er ment for dem som ikke er kjent med EndNote fra før av, eller som bare så vidt har kommet i gang. Her blir de grunnleggende ferdighetene man bør kunne for å bruke EndNote, beskrevet.
Et referanseprogram er et program der man kan lagre referanser til ulike kilder, for eksempel bøker, tidsskriftartikler og avisartikler. På denne måten er det lettere å holde orden på og få oversikt over referanser man har samla opp.
I EndNote brukes betegnelsen library om ei fil med referanser. Det tilsvarer begrepet dokument i for eksempel Word. I denne veiledninga brukes ordet fil for dette.
Veiledningen er ment å være dekkende både for brukere av Mac og Windows. Dette betyr at kommandoer blir angitt på formen (Ctrl+N/ + N) hvor Ctrl+N er for Windows og + N gjelder for Mac.

Oppstart:

Når man åpner EndNote for første gang, får man opp et vindu med tre valg:

• lage ei ny fil
• se hva som er nytt i EndNote
• åpne ei eksisterende fil

Registrering av referanser:

Man kan registrere referanser på flere måter i EndNote:

• fylle ut alle opplysningene sjøl
• importere referanser:
  • via en forbindelse fra EndNote til en database
  • fra en database til EndNote

Fylle ut alle opplysningene sjøl:

Klikk på ikonet for New reference på verktøylinja, eller gå til References-menyen og velg New reference (Ctrl+N/ + N). Nå kommer det opp et nytt vindu, hvor man kan fylle ut alle opplysninger man vil ha med, for en referanse. Først må man velge hvilken type referanse det dreier seg om, for eksempel om det er ei bok eller en tidsskriftartikkel. For hver referansesort har EndNote valgt på forhånd hvilke felt som skal være med. Det går an å endre dette forhåndsvalget; det vil bli forklart senere i denne veiledninga.
Etter at man har valgt referansetypen, kan man begynne å fylle ut de opplysningene fra referansen som man ønsker å ta med.
Når det gjelder forfatternavnet, kan man skrive det på to måter: enten "Fornavn Mellomnavn Etternavn", for eksempel Per Berg Johnsen, eller "Etternavn, Fornavn Mellomnavn", for eksempel Johnsen, Per Berg. I stedet for fornavnet kan man også bruke initialer. Dersom en referanse har flere forfattere, må hver forfatter stå på ei ny linje (gi ENTER mellom navnene).
Man flytter seg mellom feltene ved hjelp av TAB (til neste felt) og (SHIFT+TAB) til forrige felt, eller man klikker med musa i det feltet man vil skrive i.
For å lagre referansen stenges vinduet, enten ved å klikke på krysset øverst til høyre i New Reference-vinduet, eller ved å gå til File-menyen og velge Close reference (Ctrl+W/ + N).

Importere referanser:

Man kan importere referanser, dvs. kopiere fullstendige referanser inn i EndNote, på to måter:

• via en forbindelse fra EndNote til en database
• fra en database til EndNote

Via en forbindelse fra EndNote til en database

Når man klikker på Connect-knappen på verktøylinja, får man opp et vindu med ei liste med mange forskjellige databaser (OBS! Noen av disse databasene er ikke tilgjengelige for UBTØs brukere. Andre databaser som UBTØ abonnerer på, er ikke tilgjengelige via EndNote siden det kreves brukernavn og passord, mens den "vanlige" tilgangen bruker IP-adresse som gjenkjenning). Velg den databasen man vil søke i, og klikk på Connect. Da kommer det opp et nytt vindu (Search "[navn på databasen]"). Her kan man søke på for eksempel emneord eller forfatter, i den databasen man har valgt. Standard er det to felt, men man kan øke antall felt (add field eller insert field) om det skulle være ønskelig. Etter å ha trykt på OK får man opp et vindu med antall treff i den aktuelle basen. Er man fornøyd med antall treff, velger man OK, og da blir alle treffene kopiert inn i EndNote. Man bestemmer sjøl om referansene skal legges i ei eksisterende fil, eller om man vil ha dem i ei midlertidig fil, slik at man kan velge ut etterpå hvilke referanser man ønsker å ha i den endelige fila.
Synes man at det er for mange treff, velger man Cancel, og prøver å søke på nytt og avgrenser søket bedre, slik at det blir færre treff.

Fra en database til EndNote

I noen databaser er det mulig å kopiere referanser man har fått etter et søk, til EndNote. Dette er for eksempel mulig i ISI-basene og ProQuest. Følg anvisningene som angitt i vedkommende base for å bruke denne muligheten.

Skjermvisning:

Av alle registrerte felt i referansene i ei fil vises maksimalt fem felt i filvinduet. Man kan sjøl bestemme hvilke felt det er som skal vises. Gå til Edit-menyen, deretter Preferences, og velg Display fields. Her kan man velge hvilke felt som skal være med i skjermvisninga. Overskriftene (heading) blir automatisk satt på engelsk, men man kan endre det til hva man måtte ønske, og på hvilket språk som helst. Etter at man har endra noe i dette vinduet, klikker man på Apply, og deretter OK. Nå vises opplysningene i de feltene man har valgt.
For å vise kun noen av referansene i fila, markerer man disse referansene ved hjelp av musa (hold SHIFT nede for å markere en sekvens av referanser, og hold CTRL nede for å markere referanser som ikke står rett etter hverandre). Deretter velger man i References-menyen Show selected references, eller Hide selected references fra samme meny, dersom man har markert de referansene man ikke vil se.
For å få med alle referansene igjen, velg Show all references (Ctrl+M/ + H) fra References-menyen.

Ved å velge en av referansene får man opp alle registrerte opplysningene for denne referansen i et eget vindu. Det er da mulig å gjøre endringer i disse opplysningene. Steng vinduet igjen for å lagre endringene.
Nederst til høyre i filvinduet står det Show preview. Ved å klikke på det, får man se hvordan den markerte referansen kommer til å se ut når man skriver ut (se senere i veiledninga for hvordan man kan endre utseende av referansene). Forhåndvisninga stenges igjen ved å velge Hide preview.
Nederst i filvinduet står det hvor mange referanser som vises, og hvor mange referanser fila inneholder til sammen.
Man kan sortere referansene i ei fil på forskjellige måter. Ved å klikke på overskriftene blir referansene sortert etter dette feltet. Klikker man en gang til på samme overskrift, blir referansene sortert i omvendt rekkefølge etter samme felt. Det kan bare sorteres på ett felt av gangen.

Man kan også søke på bestemte opplysninger i referansene i fila. I References-menyen kan man velge Search references (Ctrl+F/ + F) eller kikkertikonet på verktøylinja. Det kommer nå opp et søkevindu, der man kan fylle ut ord man vil søke på. Standard vises Any Field og Contains, men man kan søke i et bestemt felt eller med andre verdier enn Contains (klikk på pila for å få opp valgmulighetene). Når man bruker flere søkeord, må man velge om søket skal inneholde alle disse ordene (And), ett av ordene (Or), eller om noen ord ikke skal forekomme i referansene man søker etter (Not). For å gjennomføre søket velg OK, og kun de referansene som inneholder søkeordene, blir nå vist på skjermen.
Vil man se alle referansene igjen, velger man References-menyen og Show all references (Ctrl+M/ + M).

For å kopiere eller flytte referanser mellom ulike filer, markerer man de(n) referansen(e) som man ønsker å kopiere/flytte, og går man til Edit-menyen og velger Copy (Ctrl+C/ + C) eller Cut (Ctrl+X/ + X), eller man klikker på høyre musetast (for høyrehendte…) mens man står på en av de markerte referansene og velger Copy eller Cut. Så åpner man den fila man vil flytte referansene til. Gå igjen til Edit-menyen eller klikk på høyre musetast og velg Paste (Ctrl+V/ + V).
Særlig i større filer er det fort gjort å få en referanse med to (eller flere) ganger. For å sjekke om det finnes dubletter, velger man fra References-menyen Find duplicates. Da får man opp de referansene som er doble, og så kan man slette den ene av dublettene.

Endring av standarder (defaults):

Som nevnt før, er det forhåndsbestemt hvilke felt som skal taes med for hver referansetype. Dette kan endres på følgende måte: Gå til Edit-menyen og Preferences. Velg Reference types, og deretter Modify reference types. Nå kan man velge hvilke felt som skal være med per referansetype, og hvilke overskriftene de forskjellige feltene skal ha. Når man er ferdig, klikker man på OK. Så kommer man tilbake til forrige vindu, og her er det også mulig å endre den referansetypen som skal være standard. Dersom man for eksempel bruker ofte referanser til tidsskriftartikler, er det best å ha denne referansetypen som standard. Klikk på Apply og så OK for at endringene skal bli gjennomført.
Dersom det er ei fil man bruker ofte, kan det være fornuftig å ha denne fila som standard, dvs. at den åpnes automatisk når man starter EndNote. Gå til Edit-menyen og Preferences, og velg Libraries. Klikk eventuelt på Add open libraries for å få nye filer med. Marker den fila som skal stå som standard, klikk Apply og deretter OK. Det går bare an å ha ei fil av gangen som standard.

Utskrift:

Referansene i ei fil kan skrives ut i forskjellige stiler. Gå til Edit-menyen og velg Output styles. Under streken står det fire standardstiler:

• Annotated: lager en bibliografi basert på Author-Date, med sammendrag (abstract).
• Author-Date: lager en bibliografi sortert etter forfatterens etternavn, og når man bruker EndNote for å lage henvisninger i en tekst (for eksempel Word) brukes forfatter og årstall som henvisning.
• Numbered: lager en nummerert bibliografi, og ved bruk av EndNote for å lage henvisninger i en tekst, brukes den samme nummereringa som henvisning.
• Show All: lager ei liste over referansene med alle registrerte opplysninger, inkludert alle felt og feltnavn.

I tillegg vises de stilene som er markert som favoritt i Style Manager. For å legge til en stil som favoritt, går man til Style-menyen omtrent midt på verktøylinja (et hvitt felt hvor nåværende stil vises), og klikker på pila. Velg deretter Select another style. Nå kommer det opp et vindu med ei liste med mange tidsskrifttitler og i hvilken kategori de hører hjemme. Dersom man for eksempel skulle skrive en artikkel til tidsskriftet Nature, velger man Nature fra lista, og referansene får da den formen Nature krever de skal ha. Når man har valgt en eller flere nye stiler, klikker man på Choose, og de(n) nye stilen(e) blir føyd til i lista over favoritt- og standardstiler, både i Output styles i Edit-menyen, og i Style-menyen på verktøylinja.
Når man skriver ut referansene, brukes den stilen man har valgt.
For å ta utskrift av fila går man til File-menyen og velger Print (Ctrl+P/ + P). Referansene blir da skrevet ut i den rekkefølgen fila er sortert i på det tidspunktet.

Sitere mens man skriver eller "Cite while you write"

EndNote har en veldig fin funksjon som kalles for "cite while you write". Det vil si at man kan sette inn referanser fra EndNote, mens man skriver en tekst i Word. Når man bruker denne funksjonen, henter man referansene som er lagra i ei fil i EndNote, fra denne fila, og setter dem rett i Word-dokumentet. I tillegg lages det da automatisk ei referanseliste over de brukte referansene på slutten av dokumentet. Både referansen og referanselista blir tilpassa til den stilen man har valgt.
Det er to måter å bruke denne funksjonen på:

• i et "vanlig" Word-dokument
• ved bruk av ferdiglaga maler som overføres fra EndNote til Word

I et "vanlig" Word-dokument

Når man har kommet til et punkt i teksten der en referanse skal settes inn, går man til Verktøy-menyen, velg så EndNote 7 og deretter "Find citation(s)", eller når man bruker EndNote-verktøylinja, velger man ikonet "Find citation(s)". (OBS! Dersom man ikke har starta EndNote ennå, må man gjøre det før man kan finne referanser) Nå kommer det opp et nytt vindu, der man øverst til venstre skal fylle ut et søkeord. Det kan være forfatter, ord i tittel, emneord, eller lignende; uansett søkes det i alle felt. Etter at man har klikka på Search, får man opp ei treffliste. Nederst til høyre står det hvor mange treff man har fått. Velg den referansen du vil sette inn, og klikk på Insert. EndNote setter nå inn referansen, eller rettere sagt de opplysningene av referansen, som den valgte stilen tar med. Dessuten blir referansen føyd til i referanselista, nederst i dokumentet.
Det er mulig å redigere referansen i teksten. Man kan rett og slett føye til de ønska opplysningene (for eksempel sidetall) i referansen. En annen mulighet er at man går til Verktøy-menyen, så EndNote og deretter "Edit citation" eller dersom man bruker EndNote-verktøylinja, velger man "Edit citation"-ikonet. I det nye vinduet står det på venstre side en oversikt over de referansene man har brukt i det aktuelle Word-dokumentet. Velg den referansen som skal redigeres. Deretter skriver man i "Suffix"-feltet nøyaktig det man vil ha bak referansen slik som den ser ut når den er henta fra EndNote. Her er det viktig at man tar med alle mellomrom og slikt, siden dette kopieres direkte inn i referansen. Klikk OK, og referansen oppdateres. Dette gjelder kun for den referansen man har merka av, så man må gjenta dette for hver referanse som skal redigeres.
Referansene får den stilen som fila man henter dem fra, har på det tidspunktet. Men det går an å endre stilen til referansene, etter at de er satt inn i teksten. Velg Verktøymenyen, så EndNote og deretter "Format bibliography", eller velg ikonet "Format bibliography" fra EndNote-verktøylinja. I midten av det vinduet som kommer opp nå, står det "with output style", og så navnet på den nåværende stilen. Klikker man på pila ved sida av stilnavnet, får man opp de stilene man kan velge mellom. Velg den stilen man ønsker, og klikk på OK. Alle referansene i Word-dokumentet får nå den nyvalgte stilen, og samtidig blir referanselista oppdatert.

Ved bruk av ferdiglaga maler som overføres fra EndNote til Word

I EndNote finnes det ferdige maler til mange forskjellige tidsskrift, som kan brukes når man skriver en artikkel til et bestemt tidsskrift. Denne malen inneholder alle elementer som tidsskriftredaksjonen krever.
Før man begynner, kan det være nødvendig å endre innstillingene for makroer i Word (finnes på Verktøy-menyen, så Makro). Når sikkerhetsnivået står på middels eller lavt, bør man kunne bruke maler.
Åpne EndNote, og gå til Tools-menyen og deretter Manuscript templates. I det vinduet som kommer opp nå, er det en oversikt over de tidsskriftene som det finnes en ferdig mal til. Velg det tidsskriftet man ønsker, og deretter OK. Så åpnes Word og et advarselsvindu om makroene kommer opp; velg "Aktiver makro". Deretter følger et registreringsvindu (EndNote Manuscript Wizard) som man må gå gjennom for å få med en del opplysninger til manuskriptet. Klikk først på Neste. Skriv inn tittel på artikkelen og klikk på Neste. For å kunne registrere forfatter(e) nå, må man først velge Add author. Dersom det er første gangen man bruker mal, eller man vil endre opplysningene om forfatteren/forfatterne, klikker man på henholdsvis New eller Edit, og så, etter å ha fylt ut opplysningene, OK. Dersom man har brukt mal før og opplysningene er korrekte, velger man OK direkte. Merk deretter av hvilke(t) navn som skal stå som forfatter(e) for artikkelen, og klikk på Neste. I neste skjerm skal man krysse av hvilke elementer som skal være med i manuskriptet. Så klikker man igjen på Neste, og til slutt på Fullfør. Nå lages artikkeloppsettet med de utfylte opplysningene i Word, og man kan begynne å skrive. Referansene hentes fra EndNote på samme måten som beskrevet under "I et "vanlig" Word-dokument".

Brukerhjelp:

UB vil i tiden framover bygge opp egen kompetanse på EndNote, både for å kunne yte veiledning/brukerhjelp og for å kunne tilby opplæring/kurs i bruken av EndNote.

I første omgang kan spørsmål til bruken av EndNote rettes til denne adressen [ send e-post ]

Ellers viser vi til følgende websider med utfyllende veiledninger, tips og dokumentasjon:

• Se veiledninger fra andre institusjoner
• Tips om bruk av EndNote [ se oversikt ]
• FAQ for EndNote [ se spørsmål og svar ]
• Dokumentasjon av EndNote for Windows og for Mac. Dokumentasjonen er i PDF-format og er omfattende.